Ein weiterer Schritt zur „Digitalisierung“ – Schnellerer Service für die Bürger

„Jobcenter im Kreis Borken“ führt E-Sozialakte und digitalen Posteingang und -ausgang im Laufe des Jahres 2021 ein / Kommunen Borken und Rhede starten Anfang März mit digitaler Aktenführung

Kreis Borken. Ein weiterer Schritt zur „Digitalisierung“ von Kreisverwaltung und Ortsbehörden: Das vom Kreis und den Städten und Gemeinden getragene „Jobcenter im Kreis Borken“ stellt im Jahr 2021 schrittweise auf digitale Aktenführung („E-Sozialakte“) sowie digitalisierten Posteingang und -ausgang um.

Papierakten gehören damit künftig bei rund 280 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Vergangenheit an und auch postalisch eingehende Unterlagen werden durch einen zentralen Dienstleister gescannt und elektronisch bereitgestellt. Die Umstellung wirkt sich positiv auf die rund 7.000 SGB-II-Bedarfsgemeinschaften aus, denn die digitale Akte verbessert in Zukunft den Service deutlich.

Akten gescannt und in eine Software integriert

Die dafür erforderlichen Schritte werden bereits seit Anfang 2019 geplant und schrittweise durchgeführt. Zunächst werden die bestehenden Akten gescannt und in eine Software integriert. Anschließend sind die E-Sozialakten jederzeit mit nur einem Klick verfügbar, sodass Auskünfte künftig schneller gegeben werden können – natürlich immer unter Einhaltung des Datenschutzes. Die betroffenen Bürgerinnen und Bürger sollen dann in der Regel keine Originalunterlagen mehr einreichen, sondern Kopien.

Postausgänge werden ebenfalls digital

Auch für die Verwaltung ergeben sich positive Aspekte: Die eingereichten Unterlagen werden nach einer Aufbewahrungsfrist von acht Wochen durch den Dienstleister datenschutzkonform vernichtet. Postausgänge werden ebenfalls digital an einen Dienstleister übergeben. Dieser übernimmt das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Zustellen. Für die Empfängerinnen und Empfänger ändert sich dabei nichts.

Die Papierflut minimiert sich folglich, sodass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet werden. Auch wird die zum Teil schwierige Raumsituation, die sich in fehlenden Bürokapazitäten begründet, entspannt. Insgesamt entstehen durch die E-Sozialakte neue Möglichkeiten der interkommunalen Zusammenarbeit der Städte und Gemeinden sowie der Kreisverwaltung.

Die digitale Akte

Die digitale Akte ist dabei nur ein erster Schritt und die Basis für weitere Online-Angebote.
Die Kernaufgaben des „Jobcenter im Kreis Borken“ werden von den 17 kreisangehörigen Kommunen eigenständig wahrgenommen. Die Beschäftigten vor Ort sind damit die ersten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, die die Personen betreuen.

Die Kreisverwaltung übernimmt zentrale Aufgaben. Die mit dieser Organisationsform einhergehende Komplexität macht ein schrittweises Vorgehen erforderlich. So werden alle Standorte nach und nach auf die digitale Aktenführung umgestellt. Den Anfang macht die Stadt Borken am 1. März 2021, unmittelbar gefolgt vom Jobcenter der Stadt Rhede.
Nach erfolgreicher Umstellung des Jobcenters werden auch die weiteren Abteilungen der Fachbereiche „Soziales“ der Städte und Gemeinden sowie der Kreisverwaltung (z. B. „Hilfe zum Lebensunterhalt“ sowie „Grundsicherung im Alter“ und bei „Erwerbsminderung nach dem SGB XII“) an die E-Sozialakte angebunden.

Die Gesamtfertigstellung des Projekts wird sich voraussichtlich bis Ende 2022 erstrecken.

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